Skład dokumentów dotyczących personelu, ich rodzajów. Jakie są zamówienia dla personelu?

Bez względu na charakter działalności, dowolneorganizacja współpracuje z ludźmi. Prawna rejestracja pracowników jest konieczna na wszystkich etapach stosunków pracy. Skład dokumentów dotyczących personelu utworzonego w tych przypadkach obejmuje wiele różnych dokumentów, przepisów i danych osobowych.

Pracodawca jest zobowiązany nie tylko do kompetentnego postępowaniadokumenty dotyczące rejestracji personelu, ale także organizują ich przechowywanie, przekazywanie do archiwum i, jeśli to konieczne, niszczenie. Wszystkie te działania muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami.

Co zawiera się w składzie dokumentów dotyczących personelu

Wszystkie etapy przepływu pracowników powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich dokumentach. Skład dokumentów personalnych odzwierciedlających przepływ personelu obejmuje następujące elementy:

• dokumenty związane z poszukiwaniem i rekrutacją;
• dokumenty odzwierciedlające bieżącą działalność pracowników;
• akty normatywne regulujące proces pracy i relacje personalne;
• różne zamówienia dla personelu, oba wydawane w formie ogólnej i ujednolicone;
• dokumenty zawierające dane osobowe pracowników;
• dokumenty archiwalne dotyczące personelu;
• osobiste dokumenty księgowe i kwestionariusze;
• inne rodzaje dokumentów dotyczących personelu.

Zasady rejestracji dokumentów dotyczących personelu

Personel i personel sekretarskiprzedsiębiorstwa powinny pamiętać o konieczności wydawania dokumentów osobistych zgodnie z wymogami prawa. Zasady określone w aktach wykonawczych przedsiębiorstwa nie powinny być sprzeczne z wyższymi zamówieniami.

Prawidłowe wykonanie dokumentów osobistychskład przedsiębiorstwa jest wskazany w odpowiedniej instrukcji. W nim z przykładami i referencjami należy wskazać wszystkie niuanse związane z ustalaniem na papierze pracy z personelem. Ten akt normatywny jest wydawany i zatwierdzany przez kierownictwo organizacji i ma charakter nieokreślony.

Dokumenty osobiste mogą być wydawane zarówno welektroniczny i w formie papierowej. Jeśli tekst jest pisany ręcznie, należy monitorować dokładność pisma ręcznego i próbować nie robić plam. Każdy poprawiony błąd musi zostać potwierdzony pieczęcią organizacji i potwierdzony podpisem kierownika.

Dokumenty dotyczące rejestracji personelu często noszątajny charakter, ponieważ zawierają dane osobowe chronione prawem. Aby z nimi pracować, dozwolone jest tylko ściśle określone grono specjalistów.

Zamówienia dla personelu

W dokumentach obsługi personelu występują dwa rodzaje zamówień:

• zlecenia przedsiębiorstwa dotyczące głównej działalności, ale dotyczące pracy pracowników;
• zamówienia dla pracowników firmy.

Różnią się one sposobem, w jaki zostały zaprojektowane, w kolejnościzatwierdzenie, podpisanie i publikacja. Ponadto, przy zamówieniach personelu, dział personalny zwykle działa. Są tam również przechowywane, niezależnie od innych dokumentów. Takie zamówienia są zawarte w dokumentach dotyczących personelu organizacji.

Większość osobistych zamówień maujednolicone formularze. Wygoda pracy z takimi formami oznacza ich jedność dla firmy. Jednak obowiązkowe stosowanie standardowych formularzy jest przewidziane tylko dla struktur państwowych i organizacji budżetowych. Przedsiębiorstwa o innej formie własności mogą nie stosować się do tych zasad.

Wśród osobistych zamówień najczęściej spotykane są:

• zamówienia na przyjęcie i zwolnienie:
• zamówienia na przelew i przelew;
• zamówienia podróży;
• zamówienia na wszystkie rodzaje urlopów;
• akty normatywne dotyczące zaświadczeń, szkoleń i zaawansowanych szkoleń itp.

Każde zamówienie dotyczące personelu jest zgłaszane pracownikowi, którego dotyczy. Jeśli pracownik nie podpisze dokumentu z jakiegokolwiek powodu, zostanie sporządzony akt dotyczący tego.

Wszystkie osobiste zamówienia muszą minąćobowiązkowa rejestracja w specjalnym czasopiśmie. Jednocześnie otrzymują numer wskazujący, że są zarejestrowani i monitorowani w celu ich wykonania. Kopia zamówienia jest koniecznie dołączona do osobistego pliku, oryginalny dokument jest przechowywany oddzielnie przez rok, po czym jest wysyłany do archiwum lub niszczony.

Dokumenty przedsiębiorstwa dotyczące personelu

W każdej organizacji, w zależności od formyWłaściwość i inne funkcje, różne dokumenty będą tworzone na personel przedsiębiorstwa. Ich wykaz powinien być podany w instrukcjach dotyczących zarządzania aktami personalnymi.

Najczęściej jest to:

• stół osobowy;
• lista pozycji;
• księgi pracy i puste formularze księgi pracy;
• kopie dokumentów osobistych pracowników;
• dokumenty z akt osobowych i akta osobowe personelu;
• oficjalne i inne instrukcje oraz umowy o pracę dla pracowników;
• zamówienia lub zamówienia dotyczące pracowników przedsiębiorstwa w odniesieniu do podstawowej działalności;
• dokumenty dotyczące pracy komisji ds. atestacji;
• instrukcje i inne dokumenty dotyczące szkolenia i dalszego szkolenia;
• dokumenty dotyczące świąt, transferów i podróży służbowych;
• różne zamówienia lub zamówienia na personel;
• Notatki, oświadczenia i opisy stanowisk od pracowników itp.

Każda firma niezależnie określa niezbędne typy dokumentów dla personelu, a także sposób ich tworzenia i przechowywania.

Rejestracja osobistego pliku

Najważniejsze i kompletne informacje o pracownikusą zapisywane w jego prywatnym pliku. Skład dokumentów i szczegóły ich nabycia są określane przez każdą organizację niezależnie i muszą być zapisane w dokumencie normatywnym. Możesz składać kopie dokumentów w kolejności bezpośredniej i odwrotnej lub w formie grup.

Sprawy osobiste można prowadzić w większościpracownicy organizacji oraz wyłącznie liderów i czołowych ekspertów. Jednak w praktyce większość organizacji woli mieć zestaw dokumentów i innych informacji o jakimkolwiek pracowniku, niezależnie od jego pozycji i statusu.

Kategorie dokumentów i ich kopie do przechowywania w aktach osobowych pracownika:

• ankieta lub ulotka osobista służą do łączenia podstawowych informacji biograficznych;
• kopie dokumentów tożsamości i potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje - paszport, dyplom, certyfikaty i certyfikaty;
• kopia rejestru zatrudnienia;
• wniosek o przyjęcie, transfer i inne;
• kopie wszystkich zamówień dla pracownika;
• kopia umowy o pracę;
• inne dokumenty osobiste.

Każdy pracownik ma oddzielny folder,w którym złożone są wymienione dokumenty i ich kopie. Pliki osobiste są przechowywane oddzielnie od innych dokumentów personelu. Zawierają one dane osobowe, dlatego nie powinny być dostępne dla osób nieuprawnionych.

Karta osobista: jak złożyć wniosek?

Ujednolicona karta osobista pracownika jest obowiązkowa dla wszystkich firm, niezależnie od formy własności. Jest to podstawowy dokument przeznaczony dla pracowników organizacji.

Karta osobista zawiera wszystkie podstawowe informacje na tematpracownik. Wypełniaj ją zwykle ręcznie, ale dozwolone jest dokonywanie podstawowych informacji za pomocą technologii. Karta personalna jest przechowywana przez cały czas, gdy pracownik pracuje w organizacji. Przy wypełnianiu sekcji ma wydrukować i wkleić wkładkę.

Podczas wypełniania karty osobistej należy zwrócić uwagędo kodów odniesienia. Są one wskazane po prawej stronie tych tabel, których informacje są zunifikowane. Informacje w tych sekcjach muszą być zgodne z klasyfikatorami i innymi dokumentami normatywnymi.

Karty osobiste będą przechowywane osobnoz innych dokumentów osobistych, w sejfie lub w metalowej szafce z zamkiem. Niniejszy dokument zawiera dane osobowe i podlega ścisłej rachunkowości. Po zwolnieniu pracownika zostaje wprowadzony odpowiedni wpis, a karta osobista zostaje przetworzona do przechowywania archiwów.

Zeszyt ćwiczeń: rejestracja i przechowywanie

Skoroszyt jest dokumentem potwierdzającymdoświadczenie, staż pracy i stanowisko pracownika. Zarządzanie nim jest obowiązkowe dla wszystkich. Rozpoczyna się na początku pracy, a następnie towarzyszy osobie do momentu przejścia na emeryturę.

Obowiązek zakupu pustych formularzy i wkładekKsięga pracy leży w dziale księgowości organizacji. Pracownicy przechowują je w sejfie i przekazują do działu personalnego na żądanie. Odbywa się to w odpowiedniej książce konta. Administracja nie zaleca przyjmowania formularzy od pracowników i czystych skoroszytów zeszytów o nieznanym pochodzeniu.

Książka robocza jest zawsze pisana odręcznie. Nagrania wykonane są za pomocą długopisu z niebieskim tuszem. Jeśli wystąpił błąd, należy go poprawić i potwierdzić podpisem administracji i pieczęcią organizacji. Wszystkie zgłoszenia muszą być zgodne z prawem i przepisami.

Trzymaj książki pracy z dala od innychdokumenty, w sejfie. Zabronione jest przekazywanie ich pracownikom, a zwłaszcza stronom trzecim. Jeśli pracownik organizacji potrzebuje uzyskać informacje o zapisach w tym dokumencie, tworzona jest kopia wszystkich stron, następnie są one szyte i każda strona jest stemplowana. Po zwolnieniu książka pracy zostaje przekazana pracownikowi tego samego dnia.

Operatywne przechowywanie dokumentów osobistych

Właściwe przechowywanie dokumentów przez personel- jednym z głównych obowiązków pracowników służb kadrowych. Informacje w nich zawarte, odnoszą się do kategorii osobowych i nie podlegają ujawnieniu. Ponadto, przechowywane i przetwarzane takie dokumenty muszą być zgodne ze specjalnymi warunkami.

Przed podpisaniem umowy o pracę z przyszłościpracownik jest zobowiązany do uzyskania pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Kopia tego dokumentu jest zapisana w osobistym pliku lub w osobnym folderze.

Wszystkie dokumenty dotyczące danych osobowych muszą byćprzechowywane oddzielnie od zwykłych papierów wartościowych. Dostęp do nich jest dozwolony tylko dla specjalistów HR i pierwszego szefa organizacji. Osobom trzecim i organizacjom dane osobowe pracowników są surowo zabronione. Wyjątek stanowią organy sądowe i prokuratorskie, które wystąpiły z oficjalnym udokumentowanym wnioskiem.

Do przechowywania osobistych dokumentówoddzielna nomenklatura spraw. Foldery i pudełka z dokumentami są umieszczane w zamykanych szafkach. Pożądane jest izolowanie ich od bezpośredniego światła słonecznego i wysokiej temperatury. W przypadku dużej liczby dokumentów wskazane jest przydzielenie specjalnego pokoju.

Pliki osobiste, kwestionariusze i karty osobiste są przechowywane on-line, dopóki organizacja nie współpracuje z konkretnym pracownikiem. Po zwolnieniu są wysyłane do archiwum.

Zamówienia dla personelu są przechowywane przez rokpo ich publikacji. Instrukcje urzędowe i inne są nieograniczone, dopóki nie zostaną anulowane. Harmonogram prac, a także harmonogram wakacji są publikowane co roku i są przechowywane w dziale personalnym lub dziale księgowym rok po zakończeniu akcji.

Przechowywanie archiwum dokumentów osobowych

Po zakończeniu okresu przechowywania operacyjnegodane dotyczące personelu są wysyłane do archiwum dokumentów dla personelu. Może to być poddział organizacji lub outsider, częściej organizacja państwowa.

Lista dokumentów podlegających długoterminowemu przechowywaniu w archiwum jest następująca:

• Akta osobiste, kwestionariusze i karty osobiste zwalnianych pracowników;
• nieodebrane książki pracy i luźne liście;
• zamówienia i zamówienia dla personelu z przeterminowanym terminem ważności;
• logi do rejestrowania przepływu dokumentów na personel;
• stół osobowy;
• harmonogramy świąt;
• inne dokumenty, których przechowywanie jest wymagane przez ustawodawstwo lub przez Komisję.

Dokumenty w archiwum są wydawane przez urzędnika lub sekretarza ds. Zasobów ludzkich. Możliwe jest przechowywanie spraw i innych dokumentów przez długi czas zarówno w samej organizacji, jak i na podstawie umowy w wyspecjalizowanej instytucji.

Dokumenty w folderze do długotrwałego przechowywaniaUtworzone według daty, począwszy od najwcześniejszej. Powinieneś uważnie monitorować fizyczne bezpieczeństwo papieru i, jeśli to konieczne, zrobić i zapewnić kopię. Wszystkie arkusze skrzynki są ponumerowane i zszyte, po czym następuje spisanie inwentarza.

Foldery z dokumentami należy umieszczać w ścisłej kolejnościzamówienie. W samym pomieszczeniu należy zachować optymalną temperaturę i niską wilgotność, a także unikać bezpośredniego nasłonecznienia. Regały powinny być regularnie czyszczone z kurzu i pomieszczeń z dokumentami do obsługi przed gryzoniami i innymi szkodnikami.

Niszczenie dokumentów osobistych

Pomimo długotrwałego przechowywania, dokumenty napersonel może zostać zniszczony. Przed tą procedurą odbywa się spotkanie specjalnej komisji, która wspólnie decyduje o dalszym losie dokumentów osobistych.

Zniszczenie zawsze odbywa się ściśle w inwentarzu, w obecności wszystkich członków komisji. Może to być palenie, niszczenie przez szlifowanie, prasowanie i inne metody.

Skład dokumentów osobistych jest różnorodny i różnorodny. Pracownicy usług kadrowych i zarządzania przedsiębiorstwami powinni wiedzieć, jak prawidłowo je zarejestrować, przechowywać i niszczyć.