Przykładowe zamówienie dla personelu. Zarządzanie zasobami ludzkimi: zamówienia

Zamówienia dla personelu odnoszą się do kluczowych źródeł przepływu pracy w nowoczesnych przedsiębiorstwach. Jaka jest specyfika ich kompilacji? Jak mogą wyglądać te dokumenty?

Jakie są zamówienia dla personelu?

Ustawodawstwo Rosji, regulujące personelpraca biurowa, polega na regularnym stosowaniu różnych lokalnych aktów prawnych w przedsiębiorstwach. Wśród nich są zamówienia. Zazwyczaj klasyfikuje się je na 2 główne odmiany. Mianowicie:

• przy zamówieniach związanych z główną działalnością;
• w przypadku zamówień wydanych w celu zarządzania personelem przedsiębiorstwa.

W tym przypadku mówimy o akcie prawnym drugiego rodzaju.

Zamówienie na personel - rodzaj dokumentacji administracyjnej przedsiębiorstwa. Źródła te są publikowane przez firmę w celu rejestracji prawnej:

• personel;
• przenoszenie personelu z jednego stanowiska do drugiego;
• zamówienia dla konkretnych pracowników lub całego przedsiębiorstwa zbiorowego;
• zwalnianie pracowników.

Zadania te zakładają, że firma wyda odpowiednie rodzaje zamówień dla personelu. Jak oni mogą być?

Na przykład istnieją zamówienia:

• w sprawie mianowania pracowników po zwolnieniu z urzędu;
• o nagradzaniu, zachęcaniu pracowników;
• na przeniesienie pracownika na inne stanowisko.

Wprowadzanie i korygowanie informacji zapisanych w skoroszytach i innych dokumentach osobowych, w wielu przypadkach, odbywa się na podstawie danych zamówień.

Formy zamówień na główne działania

W rosyjskich przedsiębiorstwachujednolicone zamówienia dla personelu - na podstawie formularzy zatwierdzonych w różnych źródłach prawa. Głównym z nich jest Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1, wydany przez departament 5 stycznia 2004 r. Wyróżnia się następujące główne rodzaje zamówień dla personelu, określone w odpowiedniej rezolucji:

• w sprawie przyjęcia pracownika (jest on sporządzany na podstawie jednolitej formy T-1 lub T-1a, pierwsza jest osobista, druga - skonsolidowana);
• w sprawie przeniesienia pracownika (formularze T-5, T-5a);
• w sprawie zwolnienia pracownika na urlopie (dokumenty T-6, T6a);
• w sprawie rozwiązania umowy (formularze T-8, T-8a);
• w podróży specjalisty (dokumenty T-9, T-9a);
• o zachęcaniu pracownika (formularze T-11, T11-a).

Warto zauważyć, że w przepływie pracyprzedsiębiorstwa mogą również korzystać z własnych form zamówień, jeżeli nie jest to zabronione przez prawo. Jest to również możliwe w przypadku, gdy jedna lub inna próba zlecenia na personel w postaci ujednoliconego formularza nie jest zatwierdzona przez prawo.

Jeśli firma wydaje konkretny dokumentniezależnie - zaleca się stosowanie przepisów specjalnego standardu państwowego, GOST R 6.30-2003. Jak może wyglądać ujednolicona kolejność personelu? Przykład takiego dokumentu znajduje się na poniższym obrazku.

W takim przypadku rozpatrywana jest próba zamówienia do pracy na jednolitym formularzu nr T-1.

Jednolite formularze zamówień najczęściejsą stosowane w organizacjach budżetowych, a także w przedsiębiorstwach państwowych. W wielu przypadkach wynika to z dostępności zatwierdzonych próbek z departamentów.

Z kolei w prywatnych firmach dość częstostosować własne formularze zamówień. Z reguły jednak tylko w przypadkach, gdy jednolity dokument nie został zatwierdzony do rozwiązywania zadań służby personelu. Jeśli są one w obiegu, zazwyczaj przedsiębiorstwa nie tracą czasu na tworzenie nowych formularzy, które w rzeczywistości będą duplikować zunifikowane. Co więcej, charakteryzuje je dość wysoki stopień wygody pod względem struktury.

Jak mogą wyglądać próbki zamówień personelu opracowane przez firmę? Przykład jednego z nich znajduje się na poniższym obrazku.

W takim przypadku rozważana jest próbka zamówienia zatwierdzającego harmonogram wakacji. Zwykle przedstawia się go w dość prostej strukturze.

Zauważ, że zazwyczaj przedsiębiorstwa nie mają specjalnychpowody zastąpienia ujednoliconych formularzy próbkami wewnątrzkorporacyjnymi - chyba że firma ustanowiła szczególnie złożone formaty produkcji, które wymagają ustanowienia odrębnych mechanizmów księgowych. Lub, jeśli ich struktura jest dość prosta - tak jak w przypadku harmonogramu świąt.

Można zauważyć, że istnieje sporo kryteriów klasyfikacji przedmiotowych zamówień. Wśród nich jest struktura dokumentu. Rozważmy bardziej szczegółowo jego funkcje.

Struktura zamówień: proste i złożone dokumenty

Tak więc najważniejszym kryterium klasyfikacji rozpatrywanych zamówień jest struktura. Zgodnie z nim dokumenty są podzielone na dwa główne typy - proste i złożone.

Zamówienia typu 1 charakteryzują się obecnością 1blok administracyjny (ze słowami "przyjąć", "zwolnić z urzędu", "przetłumaczyć" itp.). Jeśli, na przykład, jest to zlecenie na mianowanie jednego specjalisty, wówczas będzie ono traktowane jako osoba fizyczna, jeżeli w jego jurysdykcji jest kilku pracowników, będzie to dokument skonsolidowany.

Jeśli istnieje kilka administracyjnychbloki, będzie ona uznana za skomplikowane. Są one dość powszechne, ale ich stosowanie jest uważane za bardzo czasochłonne, nawet przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technicznych, ponieważ w takim przypadku może być konieczne w związku z dużymi ilościami danych, które znajdują się w różnych częściach meritum.

Zwróćmy się teraz do badania poszczególnych elementów struktury dokumentu, która może zawierać rozkazy do organizacji.

Elementy struktury zamówień na personel

Głównym elementem zamówienia jest sekcja. Składa się z przedmiotów. Należy je uwzględnić w zamówieniu na podstawie konkretnego dokumentu. W takim przypadku musisz podać link do niego. Jeśli przygotowany, na przykład, kolejność osoby wyznaczonej do każdego biura, odpowiednie elementy mogą być zawarte w dokumencie, na podstawie:

• osobiste oświadczenie pracownika;
• umowa o pracę;
• notatkę od szefa, która przeprowadziła wywiad z pracownikiem lub postanowiła mianować go na innej podstawie;
• akt wewnątrzkorporacyjny;
• memo.

Zaleca się wpisanie słowa w zamówieniu"Fundacja", po - wskazują odniesienie do określonego dokumentu. Uwzględnione źródło powinno odzwierciedlać fakt, że osoba wyznaczona na dane stanowisko jest zaznajomiona z postanowieniami rozporządzenia. W tym przypadku konieczne jest uwzględnienie w dokumencie zwrotu "ze zleceniem", po którym pracownik, który badał odpowiednie źródło, podpisuje i wskazuje datę.

W zamówieniach - w szczególności, jeśli personelpraca biurowa jest ponownie przeprowadzana, aby odzwierciedlić fakt powołania pracownika na stanowisko, konieczne jest nadanie prawnie znaczącego brzmienia. Na przykład związany z terminem umowy z pracownikiem, wysokością jego wynagrodzenia, harmonogramem jego pracy.

Tak więc typowa struktura zlecenia dla personelu zakłada obecność w nim bloków odzwierciedlających:

• działania administracyjne kierownictwa firmy;
• FIO i inne informacje o pracowniku;
• data wejścia w życie akapitu dokumentu;
• inne ważne sformułowanie zamówienia.

Omawiane dokumenty można uzupełnićróżne aplikacje. Mogą być reprezentowane w najszerszym zakresie. Tak więc, w załącznikach do zamówień na personel mogą znajdować się listy stanowisk pracowników, którzy są w jurysdykcji danego dokumentu. W załączniku do zlecenia można rejestrować dane, które mogą być problemowo odzwierciedlone bezpośrednio w tekście dokumentu - na przykład mogą to być wykresy, zdjęcia, diagramy niezbędne do wyjaśnienia treści tekstowej dokumentu.

Sporządzanie zamówień: na co zwrócić uwagę?

Na co powinienem zwrócić szczególną uwagę podczas przetwarzania dokumentów?

Przede wszystkim, jak zauważają eksperci, sporządzanie zamówień dla personelu nie powinno odbywać się za pomocą skrótów. Treść powinna być zawarta w dokumencie bez skrótów.

Kolejne najważniejsze kryterium poprawnościrejestracja odpowiednich dokumentów - brak w nich informacji o źródłach o różnych czasach przechowywania. Na przykład zamówienia związane z wakacjami i podróżami służbowymi dla personelu są przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami przez 3 lata. Dokumenty odzwierciedlające informacje o zatrudnieniu pracowników powinny być przechowywane w archiwach firmy przez 75 lat.

Dlatego w każdym zamówieniu należy odzwierciedlić dane o źródłach o tym samym okresie trwałości.

Przydatne będzie rozważenie głównych etapów publikacji przedmiotowych dokumentów.

Etapy wydawania zamówień dla personelu

Przede wszystkim warto zauważyć, że w zależności odod określonych standardów, dla których firma prowadzi zarządzanie rekordami personelu, zamówienia dla personelu można sporządzać według różnych zasad. Ale w ogólnym przypadku ich publikacja wiąże się z decyzją odpowiedzialnych specjalistów firmy takimi zadaniami, jak:

• inicjowanie decyzji w sprawie potrzeby opracowania odpowiedniego dokumentu;
• zbieranie danych wymaganych do wydania zamówienia;
• przygotowanie konkretnego projektu rozporządzenia, jego harmonizacja, finalizacja, jeśli to konieczne;
• wprowadzenie niezbędnych informacji do dokumentu i podpisanie go przez kompetentne osoby;
• zapoznanie z rzędu tych, których stanowiska są w jurysdykcji aktu prawnego.

Przygotowanie decyzji o wydaniu zamówienia

Rozwiązanie pierwszego problemu można wykonać za pomocąwykorzystanie informacji zawartych w notatkach służbowych, wewnętrznych certyfikatach korporacyjnych, aktach. Z reguły zamówienia wewnętrzne są oparte na lokalnych aktach prawnych, a ich lista może być bardzo szeroka. Projekty dokumentów, o których mowa, są zwykle sporządzane przy udziale odpowiedzialnych pracowników służb kadrowych przedsiębiorstwa. Jednocześnie ich praca może być prowadzona na podstawie zgłoszeń podpisanych przez kierowników różnych działów strukturalnych firmy.

Jako podstawa do odpowiednich dokumentówMożna stosować przykłady zamówień personelu, które są tradycyjnie używane przez firmę. Najważniejszą kwestią w rozwiązaniu tego problemu jest staranne przestudiowanie czynników, które determinują publikację dokumentu, podstawy do opracowania zamówienia. Ważne jest, aby sformułowanie zawarte w odpowiednim dokumencie spełniało wymogi prawa.

Zbieranie danych do realizacji zamówienia

Kolejnym zadaniem odpowiedzialnych specjalistów firmy, które stanowią taką lub inną próbkę zamówienia dla personelu - jest zebranie niezbędnych informacji w celu wydania dokumentu. Może być reprezentowany przez:

• w oficjalnych aktach prawnych;
• w wewnętrznej dokumentacji firmy;
• w źródłach publikowanych przez wyższe struktury, departamenty, do których podmiot zarządzający jest odpowiedzialny;
• w dokumentach archiwalnych;
• w mediach, publikacje naukowe.

Opracowanie projektu dekretu

Po zebraniu informacji kompetentnyeksperci opracowują bezpośrednio projekty zamówień dla personelu. Rozwiązanie tego zadania zakłada przede wszystkim poprawne wykonanie dokumentu. Pożądane jest wskazanie w nim, że projekt jest opracowywany, próba zamówienia dla personelu, a nie oficjalny lokalny akt prawny. To znaczy - napisz słowo "projekt" na dokumencie. Tekst w źródle należy jednak podać jak najbliżej tego, co powinno być obecne w oficjalnej kolejności. Możliwe, że właściwy szef wstępnie zatwierdzi tekst dokumentu w jego pierwotnej formie.

Jeśli zamówienie - w formie i treści, zgodził się - raz lub regulować, może być wysłana do podpisu. Jaka jest procedura?

Podpisanie zamówienia i przekazanie go pracownikom

W zasadzie nie ma w tym nic skomplikowanego - co najważniejsze,do osoby, potwierdzające dokument został do tego upoważniony. Zazwyczaj podpisuje rozkazy dotyczące personelu szef firmy. Do tego jest nadawany postaci całkowicie przygotowany - uniwersalny intracorporate lub informacji, które zostały wprowadzone do niego przez specjalistów odpowiedzialnych. Podpisanie tego dokumentu oznacza wskazanie pozycji człowieka, zarządzanie firmą, jego imię, nazwisko i umieszczanie ich podpisów.

Zgodnie z zasadami ustalonymi w firmie, dokument jest anulowany, jeśli to konieczne.

Po przesłaniu certyfikatu przez szefa dokumentupracownik, który powinien się z tym zapoznać. Fakt, że dana osoba zapoznała się z dokumentem, może zostać potwierdzona podpisem na zamówieniu lub uzupełniającym jego formularz rejestracyjny.

Przeanalizujmy teraz, w jaki sposób realizowane są rozkazy personelu. Głównym zadaniem, które rozwiązują odpowiedzialni pracownicy firmy, jest rejestracja przedmiotowych dokumentów.

Rejestracja zamówień: niuanse

Omawiana procedura obejmujewprowadzanie informacji o zamówieniu w specjalnych rejestrach wewnątrzkorporacyjnych. Uważa się, że zatwierdzona próbka zamówienia na personel nabędzie mocy prawnej dopiero po zarejestrowaniu odpowiedniego źródła w firmie. Jeśli ta procedura nie zostanie wdrożona w odniesieniu do dokumentu, wówczas nie występują konsekwencje prawne - dla pracowników i zarządu firmy.

Rejestracja zleceń dla personelu, o czym pisaliśmy powyżej, jest ważnym aspektem utrzymania tych dokumentów. Odpowiednia procedura obejmuje rozwiązywanie 3 zadań:

• rozliczanie dokumentów;
• kontrola nad realizacją zleceń;
• zapewnienie szybkiego dostępu do dokumentów.

Zarejestruj się w firmie powinny wszystkie źródła,klasyfikowane jako administracyjne, sprawozdawcze, finansowe. Powinien być wprowadzony do wewnątrzkorporacyjnych rejestrów informacji i dokumentów pochodzących spoza podmiotów gospodarczych. Zamówienia na personel, jak również wszelkie inne źródło w rejestracji otrzyma indywidualny numer, jak również wskaźniki wymagane w odniesieniu do optymalnej klasyfikacji odpowiednich źródeł.

Zarejestruj się w ewidencji personelu powinien wszystkodokumenty, które podlegają egzekucji, a także są wykorzystywane na potrzeby rachunku i informacji zainteresowanych pracowników na temat tych lub innych faktów ekonomicznych. Zamówienia dla personelu, oczywiście, odnoszą się do takich źródeł.

Procedura rejestracji dokumentu to 1raz - bezpośrednio w ich wydaniu przez kierownictwo (jak w przypadku omawianych zamówień) lub po otrzymaniu spoza tego tematu. W przypadku, gdy źródło przenosi się z jednego podziału strukturalnego firmy na inny, nie trzeba go ponownie rejestrować.

Istnieją 3 główne metody rejestrowania źródeł używanych w przepływie pracy organizacji.

Po pierwsze, jest to rejestracja dziennika,Wymaga to szczegółowej odbicie w specjalnych rejestrach informacji o tym, co w strukturze i do jakich celów są publikowane lub że kolejność na personel, przykładem aneksu.

Po drugie, istnieje format rejestracji kartyinformacje o źródłach, które są wykorzystywane w ramach dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Jest to konstrukcja z kart kontrolnych dla źródeł i połączyć je w specjalnym zgłoszenia.

Po trzecie, istnieje automatyczna rejestracjadokumenty. Polega na automatycznym wprowadzaniu informacji o zamówieniach i innych źródłach do rejestrów wewnątrzkorporacyjnych - za pomocą specjalnego oprogramowania i niezbędnej infrastruktury (na przykład drukarek, skanerów, interfejsów sieciowych).

Istnieje akt normatywny, zgodnie zktóre muszą być zarejestrowane dokumenty normatywne - rozporządzenie Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej nr 536, które zostało przyjęte w dniu 8 listopada 2005 r. To źródło prawa wymaga odzwierciedlenia w rejestrach:

• nazwa firmy, która wydała ten lub ten dokument - w tym przypadku porządek na personelu;
• nazwa źródła;
• data wydania dokumentu, jego numer rejestracyjny;
• tytuł i streszczenie dokumentu;
• sformułowanie;
• pojęcie źródła;
• informacje o realizacji zamówienia.

Włączenie do rejestrów organizacji informacji o tych lubInne zamówienia mogą być realizowane z zastosowaniem innych kryteriów ich klasyfikacji. Na przykład w dziale kadr można podzielić odpowiednie źródła na te związane z urlopem pracowniczym, podróżami służbowymi, zachętami. Zwykle im więcej zamówień z obiegu pracy firmy, tym bardziej optymalne będzie klasyfikowanie ich w oddzielnych bazach danych w rejestrze.

Prowadzenie zamówień

Kolejny ważny aspekt utrzymywania zamówień wfirma - ich przechowywanie. Powyżej możemy zauważyć, że zamówienia personelu są przechowywane w zależności od celu dokumentu w określonych terminach. Dlatego dokumenty sklasyfikowane zgodnie z odpowiednią funkcją powinny być umieszczone w różnych miejscach.

Wszelkie zamówienia na personel (formularz)Musi być przechowywany oddzielnie od źródeł powiązanych z główną działalnością przedsiębiorstwa. Dokumenty zarejestrowane i złożone do przechowywania muszą być przedstawione w formie oryginałów.

Zamówienia dla personelu zwykle łączą sięsprawy, które są usystematyzowanymi zbiorami różnych dokumentów. Odpowiedzialne działy zasobów ludzkich należy wdrożyć złożenie przypadkach, w celu przeprowadzenia prawidłowej numeracji umieszczonej w arkuszach niego uzupełnienia niezbędnych zapasów, wyciągnąć osłonę dla poszczególnych zestawów dokumentów.