Memorandum - wykonujemy zgodnie z wymaganiami
Obrót dokumentem każdego przedsiębiorstwa jest zbiorem dokumentów o innym charakterze, usystematyzowanych w określony sposób. Jednym z dokumentów jest memorandum.
Ogólna charakterystyka i cel dokumentu
- Z inicjatywy samego pracownika.
- Zgodnie z instrukcjami kierownictwa.
W każdym razie taki dokument zawieraszczegółowe informacje na temat konkretnej, pojedynczej kwestii. W rzeczywistości jest to opinia pracownika wyrażona na piśmie. Zdarzają się sytuacje, w których, w przypadku decyzji o podjęciu decyzji, lider musi poznać poglądy swoich podwładnych na temat okoliczności sprawy. Następnie pracownik zobowiązany jest sformułować uzasadnioną odpowiedź, a na koniec dodać swoją osobistą opinię w postaci konkretnych propozycji i zaleceń. W związku z tym taka notatka staje się już prywatną opinią danej osoby.
Nie bądź zdezorientowany
Przyjmowanie kompozycji jednego lub drugiegodokument, musisz dokładnie wiedzieć, co jest wymagane do dostarczenia. Niektóre rodzaje korespondencji biznesowej są do siebie bardzo podobne i można je łatwo pomylić. Na przykład notatki biznesowe są trzech rodzajów: oficjalnej, raportowej i objaśniającej. Jednocześnie występują między nimi trzy znaczące różnice, które nie pozwalają osobie posiadającej wiedzę na popełnienie tego błędu. Te dokumenty różnią się:
1. Przez adresata, czyli przez tego, dla którego są przeznaczone. W przeciwieństwie do urzędnika, notatka wyjaśniająca jest napisana w imieniu bezpośredniego przełożonego, a dokument sprawozdawczy, dodatkowo, może być przygotowany bezpośrednio do dyrektora przedsiębiorstwa.
2 Na temat i obciążenie semantyczne przedstawionych informacji. Temat wyjaśniający wynika bezpośrednio z tytułu. Usługa jest częścią korespondencji biznesowej między działami strukturalnymi firmy. Temat raportu może być inny:
- raportowanie okresowe;
- jednorazowe udzielanie informacji na temat przedmiotu zainteresowania.
3 Jeśli usługa i objaśnienia są przeznaczone do użytku wewnętrznego, wówczas notatka może być zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna. W pierwszym przypadku jest on przeznaczony dla dyrektora firmy, w drugim - dla wyższej władzy.
Po utworzeniu dokumentu
Raport jest koniecznym środkiem. Jest kompilowany, gdy obecna sytuacja wymyka się spod kontroli i zagraża przedsiębiorstwu poważnymi problemami. Innymi słowy, stan rzeczy powinien być krytyczny. W tym momencie pracownik przekazuje informacje kierownictwu i wyszczególnia znane mu fakty. Może to stanowić zagrożenie dla realizacji planu lub uzyskania oczekiwanego zysku. Dokument ma zwrócić uwagę menedżerów na problem i spróbować poprawić sytuację. Każdy ekspert na swój sposób reprezentuje rozwiązanie sytuacji. W raporcie szczegółowo opisuje swoją wersję i wyraża własne przemyślenia na ten temat. Dla wygody percepcji informacji niniejszy dokument został sporządzony w całkowicie darmowej formie. Ten styl pozwala absolutnie każdemu pracownikowi wyrazić swój punkt widzenia na konkretny, oddzielnie podejmowany problem, bez obawy, że inni go nie zrozumieją.
Powody pisania
Istnieje wiele powodów, dla którychopracował memorandum. Oczywiście możliwe jest stworzenie próbki lub unikalnego szablonu dla wszystkich możliwych przypadków. Ale każdy szczególny powód wymaga indywidualnego sposobu prezentacji. Powody mogą być bardzo różne:
- spóźnienie się do pracy;
- absencja;
- niewypełnienie zobowiązań;
- konflikt pracowników;
- oświadczenie o wynikach audytu;
- zwracanie uwagi na informacje o błędzie;
- groźba zakłócenia realizacji planowanego zadania;
- Informacja o niedopuszczalnych zachowaniach pracowników.
Jest wiele powodów i każdy z nich wymagaindywidualne podejście i konkretne postępowanie. Po otrzymaniu informacji z pierwszej ręki, szef musi dokładnie zbadać sprawę i podjąć właściwą decyzję. Często konieczne jest uzyskanie dodatkowych informacji od innych uczestników problemu. Będą oni musieli udzielić kierownictwu wskazówek dotyczących postawionego pytania.
Jeśli ktoś coś zepsuł
Naruszenie warunków produkcji nie jest rzadkością. Bez nich przepływ pracy i komunikacja między ludźmi są niemożliwe. Najczęściej pojawia się raport o naruszeniu dyscypliny pracy. Zachowanie pracownika w miejscu pracy jest zawsze niejednoznaczne. Wszelkie odstępstwa od ogólnie przyjętej normy są zwykle postrzegane jako naruszenie i pociągają za sobą odpowiednią karę. Tylko szef przedsiębiorstwa ma prawo nałożyć karę, dlatego też inni pracownicy, w tym bezpośredni przełożony, mogą jedynie poinformować go o incydencie i zasugerować własny sposób wpływania na niedbałego kolegę. Algorytm przygotowania takiego raportu jest następujący.
- Nazwa usługi lub jednostki. Wskazane w lewym górnym rogu arkusza.
- Adresat (szef firmy). Wskazane w prawym górnym rogu.
- Nazwa dokumentu. Jest napisane poniżej dużymi literami z czerwoną linią.
- Numer dokumentu.
- Umieść kompilację.
- Nagłówek.
- Tekst dokumentu: imię i nazwisko oraz pozycję sprawcy, datę naruszenia, rodzaj naruszenia, przyczynę incydentu, wyrok odzyskania.
- Pozycja, pełne imię i nazwisko oraz podpis pracownika, który przygotował dokument.
Jeśli kolega był winny
Może to być notatka dla pracownikaopracowany przez przełożonego lub współpracownika. Najczęściej powody jego kompilacji są negatywne: naruszenie, niewłaściwe postępowanie, złe zachowanie. W tym przypadku nota ma na celu stwierdzenie faktu zdarzenia i zatrzymanie powtórzenia podobnego w przyszłości. Po otrzymaniu takiego dokumentu kierownik musi zrozumieć sytuację i podjąć decyzję. W takim przypadku to od niego zależy, czy kara zostanie nałożona na pracownika, czy nie.
Czy trudno jest napisać notatkę?
Sporządzenie memorandum nie jest trudne. Pisemne pisanie, jeśli to konieczne, zawsze można odebrać sekretarzowi. Wiele podobnych dokumentów przechodzi przez jego ręce. Najważniejsze jest wyraźne określenie istoty tego, co się wydarzyło. Po przeczytaniu takiego dokumentu menedżer musi mieć jasne wyobrażenie o tym, co chciał powiedzieć kompilator tej "wiadomości". Fakty powinny być opisane w porządku chronologicznym, krok po kroku, tak aby pojawił się ogólnie żywy i przejrzysty obraz.
Aby to zrobić dobrze
Aby informacje mogły zostać wysłuchane, musisz wiedzieć, jak napisać memorandum. Taki dokument zwykle składa się z trzech głównych części.
- Powód był powodem napisania takiej notatki. W tym miejscu należy jasno opisać sytuację i wymienić wszystkie znane fakty.
- Kompilator opinii o tym, co się dzieje. Konieczna jest kompleksowa analiza sytuacji i zaproponowanie rozwiązania powstałego problemu.
- Podsumowanie wyników i konkretne kroki.
Informacje należy podawać w miarę możliwości.jest krótkie i jasne, że adresat nie traci myśli podczas czytania. W przeciwnym razie stwierdzone fakty mogą zostać błędnie zinterpretowane, a decyzja nie przyniesie pożądanych rezultatów. Tekst nie powinien wyrażać spekulacji ani zniekształcać rzeczywistości. Ta technika jest sprzeczna z zasadami. Jeśli zajdzie taka potrzeba, adresat zainteresuje się opinią wytwórcy, aby ustalić, co się stało i podjąć ostateczną decyzję.
Sekwencja działań
Pracownik może tego nie robić. W tym przypadku traci ostatnią szansę obrony. Nota wyjaśniająca jest przekazywana kierownikowi do wglądu. Wyraża swoją ostateczną decyzję w formie uchwały. Informacje trafiają do działu personalnego, aby sporządzić polecenie pobrania. Stopień kary określa się zgodnie z prawem. Jeśli przestępstwo okazało się dość poważne, a dodatkowo powtórzone, rezultatem może być zwolnienie z pracy nad odpowiednim artykułem.
