Przeprowadzenie konferencji prasowej: podstawowe zasady

Dziennikarze bardzo cenią udział w konferencjikonferencje prasowe, ponieważ dają one możliwość otrzymania najistotniejszych informacji z pierwszej ręki. Biorą w nich udział przedstawiciele dużych firm, osób popularnych. Istnieje możliwość zwrócenia uwagi na problem, przedstawienie nowego rodzaju usług, opowiedzenie o sukcesach, jakie firma osiągnęła. W końcu konferencja prasowa jest głównym wydarzeniem, w którym porusza się wiele ważnych kwestii i zadań. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo zorganizować wydarzenie.

Duże organizacje zainteresowaneobiektywne uwzględnienie w środkach przekazu ich działalności, z góry przygotują plan częstotliwości przeprowadzania konferencji prasowych. Ponadto częstotliwość takich wydarzeń świadczy o zaufaniu prasy i może stworzyć poczucie stabilności. Średniej wielkości organizacje muszą same określić, co będzie dla nich najlepsze. Dziennikarze są często zapraszani co miesiąc lub co kwartał.

Po przemyśleniu głównego tematu wydarzenia (opowieść osytuacja na rynku, prezentacja nowych usług firmy, analiza działań na kwartał), konieczne jest sformułowanie go w sposób pojemny. Powinien brzmieć tak, aby zwrócić uwagę na zbliżającą się konferencję prasową.

Pożądane jest, aby zorganizowanie konferencji prasowej nie było możliweZbiegły się w czasie z imprezami powiatowymi, miejskimi lub ważnymi wydarzeniami, które mogłyby odciągnąć znaczną część dziennikarzy. Optymalny czas na przeprowadzenie konferencji prasowej będzie w połowie tygodnia, nie później niż o czwartej po południu. Niepożądane jest również to, że wydarzenie pokrywa się z wydarzeniem, które będą w posiadaniu władz.

Wybór miejsca, w którymkonferencje prasowe, należy wyjść od możliwości organizacji. Pomieszczenie musi koniecznie być wystarczająco przestronne, aby pomieścić co najmniej dwadzieścia osób, ale z drugiej strony nie powinno być dużo wolnej przestrzeni, tak aby poczucie nieistotności wydarzenia nie zostało stworzone. Powinieneś zwrócić uwagę na to, czy w pokoju są mikrofony, jeśli to konieczne, zadbaj o obecność ekranów projekcyjnych. Jeśli dziennikarze są zapraszani z telewizji, muszą zapewnić sobie wolną przestrzeń dla kamer telewizyjnych.

Aby przygotować i przytrzymać konferencję prasowąodbyły się na wysokim poziomie, konieczne jest sporządzenie listy mediów, których przedstawiciele będą uczestniczyć w wydarzeniu. Na dwa tygodnie przed planowaną konferencją dziennikarze otrzymują komunikaty prasowe, a także zaproszenia, które zawierają tematykę wydarzenia, nazwisko dziennikarza, datę i miejsce. Jeśli adres znajduje się na mało znanej ulicy, zaproszenie powinno być lepiej wyposażone w schemat ruchu. W przeddzień imprezy, aby wyjaśnić liczbę gości, dziennikarze muszą zadzwonić. W końcu mogą zapomnieć o zaproszeniu lub nie otrzymać informacji prasowej.

Przed rozpoczęciem konferencji uczestnicy są zarejestrowani. Później, gospodarz wydarzenia otrzymuje pełną listę zaproszonych dziennikarzy. Aby odbyć konferencję prasową tworzy atmosferę gościnności, trzeba dbać o stoły dla dziennikarzy, na których umieszcza się nazwy mediów.

Dla dziennikarzy przygotować specjalnepakiety prezentacyjne zawierające "materiały informacyjne", w tym informacje prasowe, listę prelegentów na konferencji prasowej, materiały promocyjne i promocyjne.

Rzecznik prasowy, na którym leży gospodarstwokonferencja prasowa, otwiera wydarzenie, ogłasza swój temat, a następnie przedstawia osoby, które wygłaszają konferencję prasową. Do jego obowiązków należy również monitorowanie przepisów. Rzecznik musi być w stanie prowadzić dialog. Powinien wypełnić pauzę, która pojawia się, gdy w rozmowie jest problem.

Na stole, gdzie ludzie siadajądając konferencję prasową, konieczne jest umieszczenie znaków z ich nazwiskami i pozycją. W przypadku imprez zaprojektowanych od dawna należy zapewnić przerwę na przerwę kawową, odwiedzając toalety i pokoje dla palących.