Główne dokumenty księgowe

Każda działalność biznesowa przedsiębiorstwa lub organizacji musi być udokumentowana, to znaczy sformalizowana za pomocą odpowiednich dokumentów pierwotnych.

Podstawowymi dokumentami są podstawawprowadzanie danych do rejestrów księgowych, odzwierciedlających operacje biznesowe w rachunkowości. Dokumenty te mają zasadnicze znaczenie dla sporządzania sprawozdań podatkowych i finansowych.

Innymi słowy, dokumenty pierwotnerachunkowość odzwierciedla absolutnie wszystkie operacje gospodarcze, które są wykonywane przez przedsiębiorstwo. Są przechowywane w organizacji, aby zapewnić własne potrzeby i przedstawić organom nadzorczym, a także w innych celach. Pierwotne dokumenty księgowe mogą zostać zniszczone dopiero po ustaleniu terminów ich przechowywania zgodnie z przepisami.

Podstawowe dokumenty księgowerejestrują fakty operacji gospodarczych. Aby uporządkować dane, są one rejestrowane w skonsolidowanych dokumentach księgowych. Do celów księgowości stosowane są dwa rodzaje dokumentów: dokumenty pierwotne i rejestry księgowe.

Dokumentem pierwotnym jest dokument, który zawiera informacje o konkretnej transakcji gospodarczej i potwierdza jego wdrożenie przez ten fakt.

Podstawowe dokumenty są produkowane w sposób ścisłyZgodnie z wymogami ustawodawstwa z włączeniem wszystkich obowiązkowych wymagań. Należą do nich: nazwa dokumentu; miejsce i datę jego kompilacji; nazwa podmiotu prawnego, w imieniu którego sporządzono dokument; zakres i treść operacji; jednostki miary operacji; stanowiska osób odpowiedzialnych; osobisty lub elektroniczny podpis osoby, która dokonała transakcji gospodarczej. Tylko pod tym warunkiem mają moc prawną.

Główne rodzaje dokumentów podstawowych: faktury wydatków; zlecenia płatnicze; dowody płatności; certyfikaty wykonanej pracy; płatne zlecenia wychodzące i przychodzące, raporty z wyprzedzeniem itp. Dokumenty te zawierają informacje o przeprowadzonej transakcji handlowej.

W szeregu przypadków, ustanowionych przez prawo, formy dokumentów pierwotnych odnoszą się do form ścisłej odpowiedzialności.

W zależności od rodzaju operacji dokumenty pierwotne są podzielone na papiery wartościowe dla księgowości i wynagrodzeń, księgowania środków trwałych, rozliczania rozrachunków pieniężnych, rozliczania transakcji gotówkowych itp.

Główne dokumenty księgowesporządzone podczas realizacji operacji lub bezpośrednio po ich wdrożeniu. Można je wykonać na gotowych formularzach czarnym (niebieskim) atramentem lub za pomocą pieczęci, faksów lub innej ustalonej metody. Nieuzasadnione poprawki i wszelkie poprawki w dokumentach są zabronione. Prawidłowe błędy mogą być tylko metodą korekcji, poprzez wykreślenie niewłaściwej informacji i oznaczenie właściwej. Napis "poprawiony" jest wykonany, data jest wskazana i podpis osoby odpowiedzialnej.

Oprócz dokumentów papierowych pierwotnych istniejąelektroniczny. Nazywane są one dokumentami, w których informacja zapisywana jest w postaci danych elektronicznych, z uwzględnieniem wszystkich obowiązkowych informacji. Są one tworzone, przesyłane, przechowywane i przekształcane za pomocą środków elektronicznych w formę wizualną. Zgodnie z prawem spółki ma prawo do stosowania w swojej działalności dokumentów w formie elektronicznej. W takim przypadku warunkiem koniecznym jest zgodność z ustawą o podpisie elektronicznym.

Główne dokumenty księgowe są przechowywanepod nadzorem głównego księgowego. Właściciel przedsiębiorstwa jest odpowiedzialny za ich bezpieczeństwo. Przetworzone dokumenty muszą być archiwizowane. Do tego momentu są one przechowywane w rachunkowości w zamkniętych szafach.